標準化は仕事に役立つ？メリット・デメリットをわかりやすく解説

 

サボる上司

ってよく会社で言われるのですが、日常業務のなかで時間をつくって標準化を進めるのは手間がかかります。

 

 

なんて過去に思ってた私がメリット・デメリットについてまとめてみました。

結論からいうと、標準化は多方面で役に立ちます！！

多くのメリットをもたらします。過去のわたしは間違ってました。詳しくは後ほど。

はじめに、そもそも標準化とはどんなことを言うのか説明します。

 

標準化とは？

 

日本工業規格（JIS）の定義では

実在の問題又は起こる可能性がある問題に関して、与えられた状況において最適な秩序を得ることを目的として、共通に、かつ、繰り返して使用するための記述事項を確立する活動。

引用元　：　JIS Z 8002「標準化及び関連活動−一般的な用語」1.1 標準化

と書いてあります。

ちょっとなに言ってるかわからないので、わかりやすくまとめると

「効率よくみんな同じ仕事ができるように手順を１つに決めて、みんなで共有できるものをつくりなさいよ」ってこと。

上司が言ってた手順書やらマニュアル作れってことですね。

ではメリット・デメリットを解説していきます。

標準化のメリット

ミスを防げる

わかりやすくポイントをまとめた手順書やマニュアルをつくることによって、未然にミスを防ぐことができます。作成した人の経験を、未経験のひとが受け継げることが最大のメリットですね。

同じ結果が出せる

みんなが手順書・マニュアルにそって作業することで誰がやっても同じ質の仕事ができます。品質向上においては、人によってバラつきが出ないのは重要なポイントになります。

誰でも出来るようになる

手順書・マニュアルをつくる人がもっとも意識しなければならないことが「誰でも出来るようになる」だと思います。経験・知識０のひとに１から仕事を教えるのは、ものすごい労力と時間がかかります。１から教えるときに「このマニュアル見ながらやってみて」この１発で指導がとてもスムーズに進みますね。

時間を短縮できる

一連の作業を迷うことなくできるのは大きな時間短縮になります。例えば年に１回くらいしかない作業なんかでは、思い出す・悩む・探す・聞くなどのムダな時間が多くなってしまいます。そんな作業こそマニュアルを作っておくことで、すぐにとりかかることができ、ムダな時間を無くすことができますよ。

改善点を見つけやすい

最善だと思われる手順をまとめておくことによって「〇〇をもっと〇〇したほうがベストじゃないか？」とさらに上を目指す改善点が見つかりやすくなります。このメリットを生かすためには「使用しているマニュアルが本当に最善なのか？」と疑えるような、個人で考えるチカラを教育をしていく必要があります。

標準化のデメリット

思考停止する

標準化すればするほど、ただその通りに「こなせばいいだけ」になるので、マニュアル使用者はなにも考えなくなります。自分で考えるチカラを失うと、ひとは成長できなくなるので注意。

やる気がなくなる

思考停止と同じように、決められた手順をたんたんとこなすだけになってしまうと、仕事に対してのやりがいを失い、やる気がなくなってしまいます。

デメリットの原因と対策

上記の思考停止とやる気喪失のデメリットを発生させる原因は、どちらも作業者が「マニュアル通りにこなすだけ」になってしまっていることです。

メリットの【改善点を見つけやすい】でも述べたように、マニュアルはより良いものに修正、改善していくものです。

「マニュアルが絶対ではない」という意識と、どうすればもっと良くなるかと「個人で考えるチカラ」を育てることが標準化の目的だと、みんなで共有・教育していくことでこのデメリットを回避しましょう。

まとめ：標準化であなたも会社もレベルアップ

あなたにとってデメリットはない

自分にしかできなかったことが、マニュアルを作ることでみんなが出来るようになる。（これを「非属人化」といいます）

これはあなたにとってデメリットではありません。自分の仕事の再確認ができますし、なにより他の人に自分の仕事を渡すことができます。

仕事を取られるのではなく、自分から渡してしまいましょう。

渡すことによってできた余裕で、新しい仕事をすることができるようになります。これって出世していくうえでかなり重要なポイントですよ。

会社にとっても良いことばかり

標準化による会社にとってのメリット